Microsoft stellt mit Office 2021 den Nachfolger von Office 2019 bereit. Mit einer modernisierten Oberfläche und mehr Funktionen für Teamwork und Cloud bietet das Programmpaket nun Funktionen, die bisher nur Abonnenten von Office 365 vorbehalten waren.
Office 2021 steht als LTSC-Variante (Long Term Servicing Channel) ohne Abonnement zur lokalen Offline-Installation Verfügung oder weiterhin als Abonnementmodell in Microsoft 365. Aber: Nur die Abo-Variante verfügt über alle Funktionen. In der Kaufvariante ist keine Internet-Verbindung nötig und es besteht keine Pflicht, ein Microsoft-Konto anzulegen. Wer Daten in der Cloud speichern will, erhält mit Office 2021 überdies 5 GB Speicherplatz für Dokumente.
Bezüglich der Kompatibilität hat Microsoft die Unterstützung von ODF 1.3 (OpenDocument-Format) in Office 2021 eingebunden. Wer für Dokumentationen auf Visio 2021 setzt, kann in der neuen Office-Suite auch auf die Strukturen von Azure oder AWS zurückgreifen. Dafür sind Word, Excel oder PowerPoint in der aktuellen Office-2021-Version notwendig. In der LTSC-Version sind allerdings nicht alle Funktionen verfügbar sind – diese bietet nur die Version aus Office 365. Die Teamwork-Funktionen lassen sich also nur dann in vollem Umfang nutzen, wenn mit Office 365 gearbeitet wird und die Daten in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online in Microsoft 365 speichert werden.
Neben der überarbeiteten Oberfläche lag der Fokus bei der neuen Office-Version vor allem auf erweiterten Teamwork-Funktionen. Beim Aussehen und bei der Bedienung orientiert sich das neue User Interface an Windows 11. Wer auf Windows 11 umsteigen will, aber noch Office 2013 nutzt, muss ohnehin eine aktuellere Office-Version installieren – idealerweise Office 2021. Mit der neuen Version ist es leichter und effektiver, wenn mehrere Beteiligte (z.B. im Rahmen eines Projekts) gemeinsam an Dokumenten arbeiten müssen. Dabei ist es unerheblich, ob die Dokumente im lokalen Netzwerk, Homeoffice oder mobil in Bearbeitung sind. Gemeinsam mit der neuen Windows-Version stellt Microsoft auch Office 2021 für macOS bereit. Damit können Anwender betriebssystemübergreifend mit den Funktionen in Office 2021 arbeiten. Bei der Kommunikation setzt Office 2021 auf Teams und kann mit dem vorinstallierten Teams-Client in Windows 11 zusammenarbeiten.
Für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist die Speicherung in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online notwendig. Im Rahmen der Speicherung kann in Office 2021 im Menüband über einen Regler eine automatische Speicherung aktiviert werden. Alle Änderungen an Dokumenten werden dann unmittelbar in der Cloud gespeichert.
Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
Um das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments zu beginnen, wird im ersten Schritt ein Dokument erstellt und in einem Cloud-Verzeichnis gespeichert, welches den Zugriff unterstützt. Für Unternehmen, die Microsoft-Produkte einsetzen ist SharePoint Online in Microsoft 365 die erste Wahl, die Dokumente lassen sich aber auch in OneDrive oder OneDrive for Business speichern. Die gemeinsame Bearbeitung funktioniert reibungslos, wenn sich die Accounts der Benutzer im gleichen Microsoft-365-Abonnement befinden und sie sich mit ihrem Konto für Azure Active Directory anmelden.
In der Menüleiste wird anschließend die automatische Speicherung aktiviert. Außerdem stehen hier beim Einsatz von SharePoint Online Funktionen der SharePoint-Bibliotheken zur Verfügung.
Über die Funktion „Teilen“ im Menüband oben, startet ein Assistent, der es ermöglicht, andere Personen einzuladen. Danach kann über ein Dropdown-Menü gewählt werden, ob ein eingeladener Mitnutzer das Dokument bearbeiten darf oder nur die geänderten Abschnitte lesen darf. Nach der Bestätigung durch „Freigeben“ erhält jeder Mitnutzer ein E-Mail über seine Berechtigungen.
Bei Bedarf kann unter „Änderungen automatisch teilen“ neben „Immer“ auch „Nie“ oder „Mich fragen“ aktiviert werden. So behält der Haupt-Autor jederzeit die Kontrolle darüber, wer an Dokumenten arbeiten darf. Wenn ein legitimierter Mitnutzer das Dokument in einem Office-2021-Programm öffnet, kann er im Rahmen der eingeräumten Berechtigungen mitarbeiten. Der Ersteller des Dokumentes kann die Bearbeitungsrechte über das Kontextmenü aber auch jederzeit widerrufen.
Ergänzend gibt es die Möglichkeit, mit „Einen Freigabelink abrufen“, das Teilen eines Dokuments über einen Link zu steuern, der über beliebige Kommunikationswege verteilt werden kann.
Sobald mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten, sehen die Benutzer in der Menüleiste oben die einzelnen Benutzerkonten. Hierüber ist es auch möglich, einen Chat zu öffnen (z.B. in Microsoft Teams). Durch einen Klick auf ein Benutzer-Icon zeigt Office 2021 auch an, wo der jeweilige Benutzer aktuell Änderungen am Dokument vornimmt. Alle Eingaben und Änderungen, die Anwender an einem geteilten Dokument durchführen, sehen die anderen Benutzer des Dokuments in Echtzeit.
26.11.2021
