Wenn in einem Switch mehr Kabel stecken, als er Ports hat, ist das physikalisch zwar nicht möglich, aber schlechte oder fehlende IT-Dokumentation treiben mitunter noch ganz andere Blüten. Aber ohne diese Basis können IT-Planungen und Infrastruktur-Management kaum gelingen.
IT-Strukturen zu dokumentieren ist unter Admins lästig und unbeliebt. Insofern bestehen IT-Dokumentation häufig aus Excel-Tabellen, die weder aktuell noch vollständig oder gar fehlerfrei sind. Ist die IT-Infrastruktur komplex, mit hybriden Cloud-Strukturen, mehreren Produktionsstandorten, mit vielen IoT-Geräten, hunderten Außendienstmitarbeitern und vielen Zuständigkeiten, ist es hoffnungslos, einen firmenweiten Überblick mittels Excel-Listen zu realisieren und daraus noch Daten für fundierte Entscheidungen abzuleiten.
In einer professionellen Dokumentationslösung sind in einer zentralen Datenbank alle Komponenten erfasst, werden Veränderungen automatisch übernommen und komplexe Abhängigkeiten einfach dargestellt (z.B. durch Netzdiagramme, Strukturbäume oder 3D-Visualisierungen). Sie ermöglichen schnelle und faktenbasierte Entscheidungen bei Planungen und Investitionen.
Der unterschätzte Nutzen einer IT-Dokumentationslösung
Eine umfassende Dokumentationslösung schafft Transparenz über die komplette IT-, RZ- und Netzwerkinfrastruktur mit allen physischen Assets (Kabel, Switches, Server, Racks, PCs, mobile Geräte), virtuellen Komponenten, Applikationen und Business Services inklusive aller physischen und logischen Verbindungen und Abhängigkeiten. Alle Daten werden in einer konsistenten Datenbank erfasst und lassen sich übersichtlich darstellen.
Die Dokumentation erleichtert es, die vorhandenen Gegebenheiten der Infrastruktur zu verstehen und zu analysieren (z.B. die Auslastung von Servern, Internet-Anbindungen, Stromverbräuche, fehlende Redundanzen). Sie erfasst automatisch Daten wie das Gewicht, Anschlüsse und Leistungsaufnahme von Geräten, weil im Tool die technischen Daten gespeichert sind und diese automatisch in die Dokumentation einfließen. Sie nimmt Plausibilitätsprüfungen vor und verhindert fehlerhafte Eingaben (z.B. die Doppelbelegung eines Netzwerkanschlusses). Zudem weist das Tool bereits im Planungsmodus darauf hin, wenn die Leistungsaufnahme aller Geräte an einer Stromleitung höher als die maximal mögliche Last ist.
Vorteile:
- Unterstützung bei qualifizierten Entscheidungen und wichtigen Zertifizierungen aufgrund transparenter Erfassung.
- Effektive Umsetzung von Veränderungen, durch die Wahrnehmung von Abhängigkeiten und Zusammenhängen.
- Verringerte Dauer und Kosten von Ausfallzeiten und verbesserte die Kundenzufriedenheit durch schnelle Lokalisierung von Problemen und Fehlern.
- Einsparung von Investitionskosten durch Auslastungsbewertung der bestehenden IT und Vermeidung unnötiger Anschaffungen.
Die Basis für dynamische Veränderungen und Planungen
Moderne Dokumentations-Systeme unterstützen die Prüfung, ob redundante Systeme nicht nur gleichzeitig laufen, sondern auch unabhängig in Bezug auf die Internet-Anbindung, Stromversorgung, Kühlsysteme und räumliche Trennung sind. Sie helfen, kritische Situationen zu erkennen und zu beheben, beispielsweise wenn alle Netzwerkverbindungen über einen gemeinsamen, 10 Jahre alten Router laufen.
Eine professionelle IT-Dokumentation bietet auch die Informationsgrundlage für Veränderungen und Modernisierungen. Eine integrierte Planungsfunktionalität setzt auf dem Ist-Zustand auf, entwirft ein Zukunftsszenario mit neuen Komponenten, Konfigurationen und Software-Lösungen und übernimmt diesen Zustand in die Dokumentation, wen die Veränderungen umgesetzt sind.
17.10.2022
